Make your own free website on Tripod.com

PENULISAN KERTAS CADANGAN, KERTAS KERJA, DAN LAPORAN

 

 

1. PENGENALAN

 

Apakah itu penulisan?

 

Ramai pegawai penyelidik, ketua jabatan, dan pegawai profesional di jabatan-jabatan kerajaan mungkin pada satu tahap berasa tidak jelas, kurang pasti, dan ada kalanya tidak dapat membezakan antara pelbagai jenis teks bertulis yang berkaitan dengan tugas harian mereka. Akibatnya, timbul pelbagai masalah yang boleh menghalang dan membantut tugas, kajian, dan projek penting yang hendak dijalankan.

 

Hal ini bukannya satu anggapan tetapi satu kebenaran. Rata-rata didapati pegawai kerajaan yang tamat pengajian dari IPT dengan diploma atau ijazah sarjana muda kurang mendapat peluang dan pendedahan dalam hal penulisan untuk menghasilkan kertas cadangan (kajian dan penyelidikan), kertas kerja (akademik dan bukan akademik) ataupun kertas laporan (saintifik dan bukan saintifik). Kalaupun mereka telah menghasilkannya, ia dilakukan selalunya bukan melalui tunjuk ajar tetapi melalui proses meniru atau proses cuba jaya.

 

Dalam proses penulisan ada kalanya anda berasa tertekan dan tidak berminat. Ini disebabkan anda disuruh atau terpaksa menulis dalam satu keadaan di mana anda berasa tidak bersedia untuk melakukannya. Sungguhpun begitu sebagai seorang pegawai kerajaan ia menjadi satu tanggungjawab yang mesti anda laksanakan dengan sebaik-baiknya. Maka untuk membolehkan anda melaksanakan dan menjalankan amanah itu, terpaksalah anda melengkapkan diri anda dengan pengetahuan, kebolehan, kemahiran, dan strategi dalam bidang penulisan. Tambahan kepada faktor-faktor ini, faktor afektif juga perlu diberikan perhatian.

 

 

Keperluan asas yang anda perlukan untuk membolehkan anda menjadi seorang penulis ialah:

a)      pengetahuan bahasa (fonologi, fonetik, morfologi, sintaktis, semantik, dan tatabahasa)

b)      pengetahuan tentang tajuk (pengalaman yang diterima secara formal dan tidak formal)

c)       pengetahuan tentang format, struktur, dan organisasi teks bertulis

d)      proses penulisan

e)      penyuntingan.

 

Di samping itu anda juga harus mempunyai sifat-sifat berikut:

a)      ada keinginan untuk menyampaikan maklumat

b)      percaya yang anda dapat memberi sesuatu sumbangan

c)       tahu yang anda ada kuasa/pengaruh (influence) untuk mengubah sesuatu

d)      tahu dan faham yang pembaca ada hak untuk menolak dan memberi pendapat mereka.

 

Apabila anda berhadapan dengan satu tugas menulis anda harus boleh menghadapinya dengan pandangan positif. Hasilnya, proses dan hasil penulisan itu boleh dipandang sebagai satu kerja yang mencabar, menarik, dan menyeronokkan.

 

2. MEMAHAMI BAGAIMANA PENULIS BERTINDAK

 

Buat permulaan, seseorang penulis itu perlu tahu perbezaan antara menulis bahan kreatif dengan menulis bahan berfakta (penulisan berorganisasi). Sebagai penulis teks kreatif bahan-bahan berbentuk prosa (cerpen dan novel) dan puisi (sajak) anda bebas dan tidak terikat dari segi struktur organisasi. Begitu juga dengan isi kandungannya, anda tidak perlu mengemukakan bukti untuk menyokong idea-idea yang diutarakan. Penulis teks kreatif pada umumnya menulis sesuatu karya itu berkaitan dengan budaya, sosial, keagamaan, sains, dan teknologi. Isi kandungannya ialah hasil rekaan dan mungkin mempunyai hubungan dengan kehidupan yang pernah dialami oleh individu atau anggota masyarakat.

Penulisan berorganisasi (penulisan ekspositori) bukannya rekaan. Penulisan begini mesti berasaskan fakta yang sahih dan segala yang dikatakan telah pun dibuktikan. Penulisannya rapi dan tersusun. Bahasanya mengandungi ayat yang ringkas, mudah, padat, dan tepat. Penulisan ekspositori memerlukan penulis membuat rujukan fakta yang telah dibicarakan oleh pakar-pakar dalam bidang yang ditulisnya. Oleh itu sebelum anda memulakan proses penulisan, anda perlu melihat dan menimbang soalan-soalan ini:

 

a)      Apakah peranan anda sebagai penulis?

b)      Apakah tujuan anda menulis dalam situasi berlainan?

c)       Apakah imej diri yang hendak anda utarakan?

d)      Bagaimanakah imej itu hendak anda suaikan dengan bahasa yang digunakan?

e)      Bagaimanakah agaknya reaksi pembaca terhadap penulisan anda itu?

f)        Apakah faktor dalaman (kendiri) atau luaran (persekitaran) lain yang boleh anda gunakan untuk memperelok penulisan anda?

 

3. BAGAIMANA ANDA MENGHADAPI PROSES PENULISAN DALAM SITUASI YANG BERLAINAN

Selalunya anda menulis dalam keadaan tertekan, sama ada disebabkan faktor-faktor luaran ataupun dalaman. Walau bagaimanapun perlu anda menulis kerana ia merupakan tugas dan tanggungjawab. Oleh itu penulisan yang anda lakukan itu haruslah memberi pengertian dan sumbangan kepada anda. Kerja yang dihasilkan itu pula harus mendatangkan kejayaan dan kepuasan kepada diri anda dalam melaksanakan tugas. Pengetahuan tentang proses menulis bermula dengan mengetahui konsep, prinsip, dan rasional setiap satu bentuk dan aspek penulisan itu dengan sejelas-jelasnya dan untuk menentukan kejelasannya penulis harus dapat menjawab soalan-soalan berikut:

a) Apakah yang difahami tentang kertas konsep/kertas cadangan/kertas kerja/laporan (konsep/prinsip/rasional/definisinya)?

b)Bagaimanakah hendak mengenali dan membandingkan antara kertas konsep, kertas cadangan, kertas kerja, dan laporan?

c)Mengapakah kertas cadangan, kertas kerja, dan laporan ditulis?

d) Apakah persediaan dalam melaksanakan tugas ini?

e) Apakah pengetahuan dan kemahiran yang anda perlu ada?

f) Siapakah yang akan membaca hasil penulisan anda itu?

 

Proses penulisan memerlukan anda menulis tidak dalam keadaan terpisah (in isolation) tetapi dalam konteks atau situasi tertentu.

a)      Siapa? Anda menulis secara individu atau berkumpulan.

b)      Bila? Masa yang diberi untuk menyelesaikan tugas.

c)       Di mana? Tugas itu melibatkan kerja luar atau dalaman.

d)      Apa? Menentukan tajuk atau idea yang hendak ditulis.

e)      Berapa? Sebanyak manakah?

f)        Mengapa? Apakah matlamat dan tujuan anda?

g)      Bagaimanakah? Membuat keputusan tentang menyusun dan membentuk idea dengan gaya penyampaian yang terbaik.

 

Dari awal keputusan anda hendak menulis anda akan berhadapan dengan keperluan membuat pelbagai keputusan yang kompleks seperti:

a)      sebab menulis (arahan tugas, pembinaan diri atau minat)

b)      isu atau perkara yang hendak diketengahkan (ditentukan atau pilihan sendiri)

c)       untuk satu kumpulan pembaca tertentu (pembaca dalaman atau luar)

d)      jenis tulisan yang ditetapkan (ringkas atau lengkap)

e)      perasaan terhadap penulisan (tertekan atau selesa)

f)        pengalaman dan latihan yang anda ada (formal atau bukan formal)

g)      faktor luaran seperti tarikh akhir, ketepatan maklumat dan perkara-perkara lain.

Anda perlu sedar peranan penulisan dalam kehidupan peribadi dan profesional anda. Menulis tidak datang dengan mudah. Anda perlu sanggup menggunakan masa dan tenaga untuk membolehkan anda menulis dengan baik. Menulis itu satu aktiviti yang penting dalam perkembangan dan pembangunan kerjaya anda.

 

 

4. ORGANISASI TEKS BERTULIS ( ANATOMI TEKS) - SEBUAH BUKU

 

Bahagian-Bahagian teks:

 

Kulit Hadapan Buku - tajuk, nama penulis, nama penerbit

Muka Surat Tajuk - ditulis dalam muka surat berasingan

Kata Pengantar - hanya perlu jika ada kenyataan yang hendak dikatakan oleh orang lain selain daripada penulis

Isi Kandungan - perlu jika hasil penulisan melebihi dua belas (12) muka surat

- sistem nombor mestilah tepat dengan tajuk-tajuk yang disenaraikan

Prakata - kenyataan yang ditulis oleh penulis (merujuk kepada pelbagai aspek penulisannya)

Pengenalan - memberi pandangan umum dan meluas tentang tajuk penulisan bergantung kepada

pengalaman dan pengetahuan penulis

Bab - tesis dan idea-idea penulis

Apendiks - maklumat tambahan

Indeks - senarai perkataan-perkataan penting (idea)

Bibliografi/Rujukan - menyatakan bahan bacaan yang dirujuk

-          tandakan dengan jelas jika ada bahan yang dipetik dan dimuatkan dalam

-          penulisan anda

Glosari - kamus mini

Kulit Belakang Buku - ada iklan atau sinopsis tajuk oleh orang tertentu

 

 

 

5. CIRI-CIRI DI DALAM SEBUAH PENULISAN

 

Dalam proses penulisan anda perlu mempunyai konsep yang jelas dan tepat tentang ciri yang terdapat di dalam bab dan di dalam perenggan:

 

a)      Tajuk (gambaran ringkas tentang apa yang hendak disampaikan, tesis, idea, fakta dsb.)

b)      Perenggan

perenggan pengenalan

perenggan fizikal

perenggan isi

perenggan konseptual

perenggan ideasional

perenggan subideasional

perenggan penutup

c)       Ayat

ayat tesis

ayat tajuk

ayat keterangan

ayat contoh

ayat penutup

d)      Isi/Idea

idea utama (main idea)

idea kawalan (controlling idea)

idea sokongan (supporting ideas)

contoh (examples)

e)      Retorik

retorik perenggan

retorik bab

f)        Koherensi dan kohesif (pertalian dan pertautan)

koherensi ayat

koherensi perenggan

koherensi bab

 

6. PELBAGAI BENTUK TEKS BERTULIS

 

Apabila anda sudah jelas dengan tujuan melakukan kerja di atas proses menulis sudah bermula. Proses penulisan tidak boleh dilakukan tanpa perancangan yang teliti. Penulis akan memulakan penulisan dengan membentuk satu kerangka yang diisi dengan butir-butir yang didapati dari hasil pembacaan dan penyelidikan sama ada di perpustakaan atau melalui soal selidik dan sebagainya.

 

Penulis dari awal menetapkan jenis penulisan yang hendak ditulis - adakah kertas cadangan, kertas kerja, atau satu laporan. Setiap satu mempunyai format yang tersendiri yang harus diketahui oleh penulis. Bentuk tulisan begini biasanya disebut "organisational writing" ataupun "expository writing" iaitu tulisan berasaskan fakta.

 

 

 

 

6. a) Kertas Cadangan

 

Penulis pada permulaannya harus faham bahawa tiada satu definisi atau penerangan yang tepat boleh diberikan tentang perkataan ataupun konsep 'cadangan'. 'Cadangan' boleh bersifat pelbagai bentuk. Ada yang berkaitan dengan penyelidikan atau kajian yang berbentuk akademik. Ada pula yang berkaitan dengan penghujahan tentang sesuatu falsafah, konsep, atau teori iaitu satu hujah akademik tentang sesuatu pemikiran ataupun pandangan (biasanya dipanggil kertas konsep). Ada pula yang merupakan satu penghujahan dalam mengutarakan sesuatu pemikiran dalam membina, mendirikan, mewujudkan sesuatu usaha yang pada konsep, teori, dan rasionalnya boleh dilaksanakan (tidak bersifat akademik). Kertas cadangan ini ditulis bagi menyakinkan pembaca tentang kemungkinan perkara itu dilaksanakan dengan memberi alasan berbentuk matlamat dan tujuan supaya kelulusan/kebenaran diberi.

 

Penulisan kertas cadangan bermula dengan adanya tesis (pandangan, pendapat, pemikiran yang menjadi satu isu dan permasalahan kepada penulis). Penulis berharap untuk mencari penyelesaian dan jawapan terhadap tesis yang wujud dalam pemikirannya itu. Ia satu tugas yang memakan masa yang lama dan susah.

Proses mencari jawapan kepada tesis yang dibangkitkan itu perlu dijalankan secara saintifik iaitu cara tersusun, objektif, dan sistematik. Semua tindakan yang dilakukan mesti dipertanggungjawabkan, ada alasannya, ada dalilnya, boleh dihitung, dan diukur.

 

Format kertas cadangan penyelidikan atau kajian pada umumnya mempunyai susunan dan tajuk-tajuk berikut:

(bagi kertas cadangan akademik yang paling penting ialah empat langkah/tajuk pertama)

 

a)  Pengenalan latar belakang, keadaan semasa iaitu statement of the problem, tujuan dan objektif penyelidikan, hipotesis/persoalan yang hendak dijawab

b)  Tinjauan Bacaan (Literature review) bentuk/bina pendirian dahulu sebelum mencari bahan bacaan yang boleh menyokong pendapat/pendirian kita

c)   Metodologi (cadangan) - cara untuk mendapatkan data (sama ada kajian behavioral ataupun non-behavioral), contohnya cara kualitatif iaitu dengan mendapatkan data melalui temu bual (face to face, telefon/soal selidik- sama ada berstruktur [paling mudah, mengikut skala Likert yang mempunyai beberapa pilihan ataupun jenis soalan yang memerlukan jawapan ya/tidak], separa struktur, open-ended dll.) ataupun dengan cara kuantitatif (kiraan statistik). Untuk kertas cadangan yang bukan berbentuk kajian hendaklah digantikan dengan huraian/perbincangan konsep

d)  Analisis Data (cadangan)

e)  Keputusan dan Perbincangan (andaian hasil yang akan diketemui)

f)    Penutup

g)  Bibliografi/Rujukan tidak perlu senarai yang panjang

h)  Lampiran/Apendiks (Appendix)

 

6. b) Kertas Kerja

 

Seperti yang dibincangkan tentang kertas cadangan, kertas kerja juga tidak dapat diberi definisi atau takrifan yang tepat. Pada umumnya kertas kerja ditulis dengan tujuan untuk mengutarakan penghujahan tentang alasan dan bukti yang boleh diberikan untuk mendapatkan sesuatu seperti kelulusan untuk satu peruntukan kewangan (funding) atau kelulusan menjalankan sesuatu projek dan sebagainya.

 

Dalam bidang akademia penulisan 'kertas kerja' (academic working paper) pada asasnya tertumpu kepada penghujahan balas kepada sesuatu penemuan atau keputusan daripada sesuatu penyelidikan. Penghujahan sebegini selalunya ialah reaksi atau pendapat seseorang yang berpegetahuan dalam bidang tertentu dan menyatakan penerimaan atau penolakan, persetujuan atau bangkangan terhadap penemuan atau hasil penyelidikan orang lain.

 

Organisasi kertas kerja dengan kertas cadangan hampir serupa. Sungguhpun begitu ada beberapa perkara yang ditambah di dalam kertas kerja. Format kertas kerja untuk mendapatkan kelulusan ditulis berdasarkan tajuk-tajuk berikut:

a)  Pengenalan dan Latar Belakang (sedikit tentang sejarah diberikan, isu dan masalah juga dikemukakan di dalam bahagian ini)

b)  Tinjauan Bacaan (amat digalakkan dimasukkan untuk membuktikan perkara itu boleh/patut dilaksanakan/ diberi melalui contoh/data yang diperolehi daripada pembacaan)

c)   Penerangan yang terperinci (dihuraikan) tentang tujuan kertas kerja seperti memulakan perniagaan, projek, atau program latihan untuk mempengaruhi dan meyakinkan ketua jabatan/jawatankuasa penilai memberi kelulusan

d)  Implikasi Kewangan berapa banyak yang diperlukan dan bagaimana peruntukan itu hendak dibelanjakan, harus tunjukkan keadaan kos efektifnya

e)  Proses Pelaksanaan (biasanya dalam bentuk kronologi, tunjukkan skedul/jadual pelaksanaan)

f)    Implikasi Pelaksanaan (terhadap kumpulan yang disasarkan dan kewangan agensi itu)

g)  Keputusan dan Perbincangan (sumbangan kepada jabatan, negeri, dan negara, kemukakan hanya yang positif, jangan beri yang negatif)

h)  Penutup (Penegasan semula tentang tujuan kertas kerja ini iaitu kebaikannya)

i)    Bibliografi/Rujukan

j)    Lampiran/Apendiks (Appendix)

 

6. c) Kertas Laporan

 

Menulis laporan merupakan satu pengenalan yang baik kepada prinsip-prinsip pemikiran kritis, perancangan, dan organisasi yang digunakan dalam menghasilkan satu dokumen yang kompleks. Anda mungkin bertanya mengapa laporan perlu ditulis? Ini ialah sebahagian daripada jawapan yang dapat diutarakan:

 

a)  membolehkan anda menyimpan rekod

b)  memaklumkan perkembangan/pelaksanaan projek kepada pegawai di jabatan anda

c)   menyampaikan maklumat tentang kejayaan dan kegagalan

d)  untuk berurusan dengan mereka yang ada kaitan dengan tugas anda

e)  untuk membolehkan mereka yang berkenaan terus mahu berurusan dengan anda

f)    untuk memaklumkan perkembangan projek-projek yang sedang dan telah dilaksanakan kepada mereka yang berkenaan

g)  untuk menggalakkan perkembangan projek hasil kejayaan anda

h)  supaya orang lain boleh belajar daripada kejayaan anda

i)    untuk membolehkan penyelidik meneruskan kajian mereka

j)    untuk hal-hal penilaian

k)   untuk kegunaan kerajaan dalam membina dan melaksanakan dasar.

 

Sebelum menulis kertas laporan anda perlu sedar bahawa kertas laporan membentangkan apa yang telah dilakukan. Oleh itu tumpuannya adalah kepada hasil, implikasi, kesan, dan impak tujuan asal kertas cadangan kajian atau kertas kerja diadakan. Laporan digunakan dengan meluas untuk menyimpan rekod dan menyampaikan hasil sesuatu kerja. Laporan juga memberi asas untuk membuat keputusan dan melaksanakan tindakan. Tajuk yang dimuatkan dalam laporan ilmiah ialah:

 

(ingatan: jika sangat perlu memasukkan penghargaan, masukkannya sebelum abstrak)

 

a)  Abstrak - memuatkan tiga perkara: mengapa kajian dijalankan, bagaimana ia dijalankan, dan apakah hasilnya (nama untuk bahagian ini berubah-ubah mengikut jenis kajian yang dijalankan sinopsis untuk karya kreatif, dan ringkasan untuk bahan lain yang berbentuk akademik/ilmiah), dan mengikut manual penerbitan APA (American Psychological Association) abstrak tidak boleh lebih daripada 1 m.s., jika boleh hadkan pada 1 perenggan sahaja yang mengandungi 120 perkataan/970 aksara/spaces.

b)  Jadual Isi Kandungan (elok dimasukkan jika hasil penulisan itu mengandungi lebih daripada 20 m.s. double spacing)

c)   Pengenalan dan Latar Belakang (mestilah ringkas)

d)  Tinjauan Bacaan (ringkas, yang penting sahaja)

e)  Metodologi (yang telah diluluskan dan dijalankan, secara ringkas, termasuk sedikit maklumat tentang responden, instrumen penyelidikan, dan cara data dianalisis)

f)    Analisis Data (yang telah diluluskan dan digunakan, secara ringkas)

g)  Keputusan dan Perbincangan (kesan terhadap subjek kajian dan juga sumbangan kepada bidang ilmu, secara terperinci kerana inilah bahagian/perkara yang terpenting di dalam laporan dengan merujuk kepada soalan kajian/hipotesis)

h)  Penutup (jangkaan dan pandangan untuk masa hadapan memberi pandangan, hala tuju, pegangan dan pendirian penulis tentang tajuk itu)

i)    Bibliografi/Rujukan

j)    Lampiran/Apendiks (Appendix)

 

 

7. PROSES PENULISAN LANGKAH DEMI LANGKAH

 

Reka bentuk penulisan elok dimulakan dengan memikirkan proses penulisan secara berurutan dan langkah demi langkah. Semasa proses ini berjalan anda akan melakukan pembetulan dan penyesuaian sedikit langkah-langkah penulisan. Gunakan senarai di bawah ini sebagai titik permulaan penulisan anda. Prinsip-prinsip utama ialah:

 

a)      kenal pasti masalah (tesis?)

b)      tanya soalan yang jelas dan tepat, sebanyak yang boleh (persoalan atau hipotesis)

c)       hadkan skop tajuk penulisan, yang benar-benar menarik perhatian anda dan dalam bidang pengetahuan anda (hubung kait antara subjek dan isu kajian)

d)      buat satu kerangka yang jelas untuk memperlihatkan skema tajuk (kerangka teori)

e)      tulis apa yang diketahui, bukan apa yang tidak diketahui tentang masalah (data harus berasaskan fakta yang boleh disokong dengan dokumen yang diterbitkan)

f)        kenal pasti kemahiran dan maklumat yang diperlukan untuk menjawab soalan

g)      pilih pendekatan dan kaedah untuk mengumpul maklumat (sumber maklumat)

h)      terangkan dapatan atau hasil yang dicari dari penulisan itu

i)        nyatakan dengan tepat bahan keperluan dan implikasi kewangan

 

8. LATAR BELAKANG DAN KAJIAN SEMULA BAHAN BACAAN YANG BERKAITAN

 

Sebelum seseorang penulis itu memulakan penulisannya, satu aspek persediaan penulisan yang perlu diutamakan ialah dia melakukan kerja-kerja mencari maklumat tentang kesesuaian kerja yang hendak dilakukannya itu. Penulis akan berhadapan dengan penyataan berkaitan dengan "viability, feasibility dan reliability" kerja kajian yang hendak dilakukan itu.

 

Ini memerlukan penulis banyak membaca bahan asas dan bertanya kepada rakan-rakan, pakar atau mereka yang berpengalaman tentang tajuk yang hendak ditulis itu. Antara soalan penting yang memerlukan jawapan:

 

a)      Sudahkah anda membuat tinjauan dan menerangkan kesesuaian kajian ini dengan masalah yang diutarakan?

b)      Sudahkah anda membuat tinjauan pendapat‑pendapat pakar yang ada tentang masalah ini?

c)       Sudahkah anda merumuskan pendapat‑pendapat pakar tentang kajian ini?

 

 

9. PENGGUNAAN DAN PEMANTAPAN BAHASA MELAYU BAKU

 

Setiap penulis harus cuba menguasai bahasa Melayu dengan sebaiknya iaitu tahu tentang selok-belok bahasa. Penulis perlu membuat semakan manuskripnya sebelum boleh mencetak dan mengedar hasil kerjanya itu. Hasil yang baik atau lemah memberi refleksi terhadap imej diri anda, pertamanya anda sebagai seorang pegawai dan kedua sebagai seorang penulis.

 

Mencurahkan titik peluh dan tenaga sepenuhnya dalam usaha menghasilkan satu kerja penulisan yang bermutu tidak banyak menampakkan ganjarannya. Hasil kajian yang dilakukan itu juga belum pasti dapat mengubah keadaan yang sedia ada secara mendadak tetapi ia tetap dapat memberi satu sumbangan, walaupun kecil, kepada bidang ilmu dan juga bidang tugas anda. Namun yang pasti, penghasilan satu bahan penulisan yang bermutu akan mendatangkan perasaan puas dan bangga kepada setiap penulis.

 

10. RUMUSAN LANGKAH-LANGKAH PENULISAN

 

a)      pilih dan hadkan tajuk anda

b)      sempitkan dan fokuskan tajuk anda

c)       cadangkan tesis yang berfungsi

d)      tulis kenyataan tesis yang tentatif

e)      cari dan kaji unsur‑unsur maklumat yang sesuai

f)        ambil dan kumpul maklumat

g)      bentuk rangka yang berfungsi

h)      susun draf kasar

i)        tulis dan semak draf

j)        tulis draf akhir

k)       semak draf akhir

l)        sediakan senarai rujukan dan bibliografi yang berfungsi

 

 

 

 

SELAMAT MENCUBA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

RDSSA/ssa/2002