1. PENGENALAN
Apakah itu
penulisan?
Ramai pegawai penyelidik, ketua
jabatan, dan pegawai profesional di jabatan-jabatan kerajaan mungkin pada satu
tahap berasa tidak jelas, kurang pasti, dan ada kalanya tidak dapat membezakan
antara pelbagai jenis teks bertulis yang berkaitan dengan tugas harian
mereka. Akibatnya, timbul pelbagai
masalah yang boleh menghalang dan membantut tugas, kajian, dan projek penting
yang hendak dijalankan.
Hal ini bukannya satu anggapan tetapi satu kebenaran. Rata-rata didapati pegawai kerajaan yang tamat pengajian dari IPT dengan diploma atau ijazah sarjana muda kurang mendapat peluang dan pendedahan dalam hal penulisan untuk menghasilkan kertas cadangan (kajian dan penyelidikan), kertas kerja (akademik dan bukan akademik) ataupun kertas laporan (saintifik dan bukan saintifik). Kalaupun mereka telah menghasilkannya, ia dilakukan selalunya bukan melalui tunjuk ajar tetapi melalui proses meniru atau proses cuba jaya.
Dalam proses penulisan ada kalanya anda berasa tertekan
dan tidak berminat. Ini disebabkan anda
disuruh atau terpaksa menulis dalam satu keadaan di mana anda berasa tidak
bersedia untuk melakukannya. Sungguhpun
begitu sebagai seorang pegawai kerajaan ia menjadi satu tanggungjawab yang
mesti anda laksanakan dengan sebaik-baiknya.
Maka untuk membolehkan anda melaksanakan dan menjalankan amanah itu,
terpaksalah anda melengkapkan diri anda dengan pengetahuan, kebolehan,
kemahiran, dan strategi dalam bidang penulisan. Tambahan kepada faktor-faktor ini, faktor afektif juga perlu
diberikan perhatian.
Keperluan asas yang anda perlukan untuk membolehkan anda
menjadi seorang penulis ialah:
a) pengetahuan
bahasa (fonologi, fonetik, morfologi, sintaktis, semantik, dan tatabahasa)
b) pengetahuan
tentang tajuk (pengalaman yang diterima secara formal dan tidak formal)
c) pengetahuan
tentang format, struktur, dan organisasi teks bertulis
d) proses
penulisan
e) penyuntingan.
Di samping itu anda juga harus mempunyai sifat-sifat
berikut:
a) ada keinginan
untuk menyampaikan maklumat
b) percaya yang
anda dapat memberi sesuatu sumbangan
c) tahu yang
anda ada kuasa/pengaruh (influence) untuk mengubah sesuatu
d) tahu dan
faham yang pembaca ada hak untuk menolak dan memberi pendapat mereka.
Apabila anda berhadapan dengan satu tugas menulis anda
harus boleh menghadapinya dengan pandangan positif. Hasilnya, proses dan hasil penulisan itu boleh dipandang sebagai
satu kerja yang mencabar, menarik, dan menyeronokkan.
2. MEMAHAMI
BAGAIMANA PENULIS BERTINDAK
Buat
permulaan, seseorang penulis itu perlu tahu perbezaan antara menulis bahan
kreatif dengan menulis bahan berfakta (penulisan berorganisasi). Sebagai penulis teks kreatif bahan-bahan
berbentuk prosa (cerpen dan novel) dan puisi (sajak) anda bebas dan tidak
terikat dari segi struktur organisasi.
Begitu juga dengan isi kandungannya, anda tidak perlu mengemukakan bukti
untuk menyokong idea-idea yang diutarakan.
Penulis teks kreatif pada umumnya menulis sesuatu karya itu berkaitan
dengan budaya, sosial, keagamaan, sains, dan teknologi. Isi kandungannya ialah hasil rekaan dan
mungkin mempunyai hubungan dengan kehidupan yang pernah dialami oleh individu
atau anggota masyarakat.
Penulisan
berorganisasi (penulisan ekspositori) bukannya rekaan. Penulisan begini mesti berasaskan fakta yang
sahih dan segala yang dikatakan telah pun dibuktikan. Penulisannya rapi dan tersusun.
Bahasanya mengandungi ayat yang ringkas, mudah, padat, dan tepat. Penulisan ekspositori memerlukan penulis
membuat rujukan fakta yang telah dibicarakan oleh pakar-pakar dalam bidang yang
ditulisnya. Oleh itu sebelum anda
memulakan proses penulisan, anda perlu melihat dan menimbang soalan-soalan ini:
a)
Apakah peranan anda
sebagai penulis?
b)
Apakah tujuan anda
menulis dalam situasi berlainan?
c) Apakah imej
diri yang hendak anda utarakan?
d) Bagaimanakah
imej itu hendak anda suaikan dengan bahasa yang digunakan?
e) Bagaimanakah
agaknya reaksi pembaca terhadap penulisan anda itu?
f)
Apakah faktor dalaman (kendiri) atau luaran (persekitaran)
lain yang boleh anda gunakan untuk memperelok penulisan anda?
3. BAGAIMANA ANDA
MENGHADAPI PROSES PENULISAN
DALAM SITUASI YANG
BERLAINAN
Selalunya anda menulis dalam keadaan
tertekan, sama ada disebabkan faktor-faktor luaran ataupun dalaman. Walau bagaimanapun perlu anda menulis kerana
ia merupakan tugas dan tanggungjawab.
Oleh itu penulisan yang anda lakukan itu haruslah memberi pengertian dan sumbangan kepada anda. Kerja yang
dihasilkan itu pula harus mendatangkan kejayaan dan kepuasan kepada diri anda
dalam melaksanakan tugas. Pengetahuan
tentang proses menulis bermula dengan mengetahui konsep, prinsip, dan rasional
setiap satu bentuk dan aspek penulisan itu dengan sejelas-jelasnya dan untuk
menentukan kejelasannya penulis harus dapat menjawab soalan-soalan berikut:
a) Apakah yang difahami tentang kertas
konsep/kertas cadangan/kertas kerja/laporan
(konsep/prinsip/rasional/definisinya)?
b)Bagaimanakah
hendak mengenali dan membandingkan antara kertas konsep, kertas cadangan,
kertas kerja, dan laporan?
c)Mengapakah
kertas cadangan, kertas kerja, dan laporan ditulis?
d) Apakah
persediaan dalam melaksanakan tugas ini?
e) Apakah
pengetahuan dan kemahiran yang anda perlu ada?
f) Siapakah
yang akan membaca hasil penulisan anda itu?
Proses penulisan
memerlukan anda menulis tidak dalam keadaan terpisah (in isolation) tetapi
dalam konteks atau situasi tertentu.
a) Siapa? Anda menulis secara individu atau
berkumpulan.
b) Bila? Masa yang diberi untuk menyelesaikan tugas.
c) Di mana? Tugas itu melibatkan kerja luar atau
dalaman.
d) Apa? Menentukan tajuk atau idea yang hendak
ditulis.
e) Berapa? Sebanyak manakah?
f)
Mengapa? Apakah
matlamat dan tujuan anda?
g) Bagaimanakah? Membuat keputusan tentang menyusun dan
membentuk idea dengan gaya penyampaian yang terbaik.
Dari awal keputusan anda
hendak menulis anda akan berhadapan dengan keperluan membuat pelbagai keputusan
yang kompleks seperti:
a) sebab menulis
(arahan tugas, pembinaan diri atau minat)
b) isu atau
perkara yang hendak diketengahkan (ditentukan atau pilihan sendiri)
c) untuk satu
kumpulan pembaca tertentu (pembaca
dalaman atau luar)
d) jenis tulisan
yang ditetapkan (ringkas atau lengkap)
e) perasaan
terhadap penulisan (tertekan atau selesa)
f)
pengalaman dan latihan yang anda ada (formal atau bukan
formal)
g) faktor luaran
seperti tarikh akhir, ketepatan maklumat dan perkara-perkara lain.
Anda perlu
sedar peranan penulisan dalam kehidupan peribadi dan profesional anda. Menulis tidak datang dengan mudah. Anda perlu sanggup menggunakan masa dan
tenaga untuk membolehkan anda menulis dengan baik. Menulis itu satu aktiviti yang penting dalam perkembangan dan
pembangunan kerjaya anda.
4. ORGANISASI TEKS BERTULIS ( ANATOMI TEKS) - SEBUAH BUKU
Kulit Hadapan
Buku - tajuk, nama penulis, nama penerbit
Muka Surat
Tajuk - ditulis dalam muka surat berasingan
Kata
Pengantar - hanya perlu jika
ada kenyataan yang hendak dikatakan oleh orang lain selain daripada penulis
Isi Kandungan
- perlu jika hasil penulisan
melebihi dua belas (12) muka surat
- sistem nombor
mestilah tepat dengan tajuk-tajuk yang
disenaraikan
Prakata - kenyataan yang ditulis oleh
penulis (merujuk kepada pelbagai aspek penulisannya)
Pengenalan - memberi pandangan umum dan meluas
tentang tajuk penulisan bergantung kepada
pengalaman dan
pengetahuan penulis
Bab -
tesis dan idea-idea penulis
Apendiks - maklumat tambahan
Indeks -
senarai perkataan-perkataan penting (idea)
Bibliografi/Rujukan - menyatakan bahan bacaan yang dirujuk
-
tandakan
dengan jelas jika ada bahan yang dipetik dan dimuatkan dalam
-
penulisan
anda
Glosari - kamus mini
5.
CIRI-CIRI DI DALAM
SEBUAH PENULISAN
Dalam proses
penulisan anda perlu mempunyai konsep yang jelas dan tepat tentang ciri yang
terdapat di dalam bab dan di dalam perenggan:
a) Tajuk
(gambaran ringkas tentang apa yang hendak disampaikan, tesis, idea, fakta dsb.)
b) Perenggan
perenggan
pengenalan
perenggan
fizikal
perenggan isi
perenggan
konseptual
perenggan
ideasional
perenggan
subideasional
perenggan
penutup
c) Ayat
ayat tesis
ayat tajuk
ayat
keterangan
ayat contoh
ayat penutup
d) Isi/Idea
idea utama
(main idea)
idea kawalan
(controlling idea)
idea sokongan
(supporting ideas)
contoh
(examples)
e) Retorik
retorik
perenggan
retorik bab
f)
Koherensi dan kohesif (pertalian dan pertautan)
koherensi
ayat
koherensi
perenggan
koherensi bab
6. PELBAGAI
BENTUK TEKS BERTULIS
Apabila anda sudah jelas dengan tujuan melakukan kerja
di atas proses menulis sudah bermula.
Proses penulisan tidak boleh dilakukan tanpa perancangan yang
teliti. Penulis akan memulakan
penulisan dengan membentuk satu kerangka yang diisi dengan butir-butir yang
didapati dari hasil pembacaan dan penyelidikan sama ada di perpustakaan atau
melalui soal selidik dan sebagainya.
Penulis dari awal menetapkan jenis penulisan
yang hendak ditulis - adakah kertas cadangan, kertas kerja, atau satu
laporan. Setiap satu mempunyai format
yang tersendiri yang harus diketahui oleh penulis. Bentuk tulisan begini biasanya disebut "organisational writing" ataupun "expository
writing" iaitu tulisan berasaskan fakta.
6. a) Kertas Cadangan
Penulis pada permulaannya harus faham bahawa
tiada satu definisi atau penerangan yang tepat boleh diberikan tentang
perkataan ataupun konsep 'cadangan'.
'Cadangan' boleh bersifat pelbagai bentuk. Ada yang berkaitan dengan penyelidikan atau kajian yang
berbentuk akademik. Ada pula yang
berkaitan dengan penghujahan tentang sesuatu
falsafah, konsep, atau teori iaitu satu hujah akademik tentang sesuatu pemikiran ataupun pandangan (biasanya dipanggil kertas
konsep). Ada pula yang merupakan
satu penghujahan dalam mengutarakan sesuatu pemikiran dalam membina, mendirikan, mewujudkan sesuatu
usaha yang pada konsep, teori, dan rasionalnya boleh dilaksanakan (tidak
bersifat akademik). Kertas cadangan
ini ditulis bagi menyakinkan pembaca tentang kemungkinan perkara itu
dilaksanakan dengan memberi alasan berbentuk matlamat dan tujuan supaya
kelulusan/kebenaran diberi.
Penulisan kertas cadangan bermula dengan adanya
tesis (pandangan, pendapat,
pemikiran yang menjadi satu isu dan permasalahan kepada penulis). Penulis berharap untuk mencari penyelesaian
dan jawapan terhadap tesis yang wujud dalam pemikirannya itu. Ia satu tugas yang memakan masa yang lama
dan susah.
Proses
mencari jawapan kepada tesis yang dibangkitkan itu perlu dijalankan secara
saintifik iaitu cara tersusun, objektif, dan sistematik. Semua tindakan yang dilakukan mesti
dipertanggungjawabkan, ada alasannya, ada dalilnya, boleh dihitung, dan diukur.
Format kertas cadangan penyelidikan atau kajian
pada umumnya mempunyai susunan dan tajuk-tajuk berikut:
(bagi kertas
cadangan akademik yang paling penting ialah empat langkah/tajuk pertama)
a) Pengenalan – latar belakang, keadaan semasa
iaitu statement of the problem, tujuan dan objektif penyelidikan,
hipotesis/persoalan yang hendak dijawab
b) Tinjauan Bacaan (Literature review)
bentuk/bina pendirian dahulu sebelum mencari bahan bacaan yang boleh menyokong
pendapat/pendirian kita
c) Metodologi (cadangan) - cara untuk mendapatkan data (sama ada
kajian behavioral ataupun non-behavioral), contohnya cara kualitatif iaitu
dengan mendapatkan data melalui temu bual (face to face, telefon/soal selidik-
sama ada berstruktur [paling mudah, mengikut skala Likert yang mempunyai
beberapa pilihan ataupun jenis soalan yang memerlukan jawapan ya/tidak], separa
struktur, open-ended dll.) ataupun dengan cara kuantitatif (kiraan statistik). Untuk kertas cadangan yang bukan
berbentuk kajian hendaklah digantikan
dengan huraian/perbincangan konsep
e) Keputusan dan Perbincangan (andaian hasil
yang akan diketemui)
f) Penutup
g) Bibliografi/Rujukan – tidak perlu senarai
yang panjang
6. b) Kertas Kerja
Seperti yang dibincangkan tentang kertas
cadangan, kertas kerja juga tidak dapat diberi definisi atau takrifan yang
tepat. Pada umumnya kertas kerja
ditulis dengan tujuan untuk mengutarakan penghujahan tentang alasan dan bukti
yang boleh diberikan untuk mendapatkan
sesuatu seperti kelulusan untuk satu
peruntukan kewangan (funding) atau kelulusan
menjalankan sesuatu projek dan sebagainya.
Dalam
bidang akademia penulisan 'kertas kerja' (academic working paper) pada asasnya
tertumpu kepada penghujahan balas
kepada sesuatu penemuan atau keputusan daripada sesuatu penyelidikan. Penghujahan sebegini selalunya ialah reaksi
atau pendapat seseorang yang berpegetahuan dalam bidang tertentu dan
menyatakan penerimaan atau penolakan, persetujuan atau bangkangan terhadap
penemuan atau hasil penyelidikan orang lain.
Organisasi kertas kerja dengan kertas cadangan
hampir serupa. Sungguhpun begitu ada
beberapa perkara yang ditambah di dalam kertas kerja. Format kertas kerja untuk mendapatkan kelulusan ditulis berdasarkan
tajuk-tajuk berikut:
a) Pengenalan dan Latar Belakang (sedikit
tentang sejarah diberikan, isu dan masalah juga dikemukakan di dalam bahagian
ini)
b) Tinjauan Bacaan (amat digalakkan dimasukkan
untuk membuktikan perkara itu boleh/patut dilaksanakan/ diberi melalui contoh/data
yang diperolehi daripada pembacaan)
c) Penerangan yang terperinci (dihuraikan) tentang tujuan kertas kerja seperti
memulakan perniagaan, projek, atau program latihan untuk mempengaruhi dan
meyakinkan ketua jabatan/jawatankuasa penilai memberi kelulusan
d) Implikasi Kewangan – berapa banyak yang
diperlukan dan bagaimana peruntukan itu hendak dibelanjakan, harus tunjukkan
keadaan kos efektifnya
e) Proses Pelaksanaan (biasanya dalam bentuk
kronologi, tunjukkan skedul/jadual pelaksanaan)
f) Implikasi Pelaksanaan (terhadap kumpulan yang
disasarkan dan kewangan agensi itu)
g) Keputusan dan Perbincangan (sumbangan kepada
jabatan, negeri, dan negara, kemukakan hanya yang positif, jangan beri yang
negatif)
h) Penutup (Penegasan semula tentang tujuan
kertas kerja ini iaitu kebaikannya)
i) Bibliografi/Rujukan
j) Lampiran/Apendiks (Appendix)
6. c) Kertas Laporan
Menulis laporan merupakan satu pengenalan yang
baik kepada prinsip-prinsip pemikiran kritis, perancangan, dan organisasi yang digunakan
dalam menghasilkan satu dokumen yang kompleks.
Anda mungkin bertanya mengapa laporan perlu ditulis? Ini ialah sebahagian daripada jawapan yang
dapat diutarakan:
a) membolehkan anda menyimpan rekod
b) memaklumkan perkembangan/pelaksanaan projek
kepada pegawai di jabatan anda
c) menyampaikan maklumat tentang kejayaan dan
kegagalan
d) untuk berurusan dengan mereka yang ada
kaitan dengan tugas anda
e) untuk membolehkan mereka yang berkenaan
terus mahu berurusan dengan anda
f) untuk memaklumkan perkembangan projek-projek
yang sedang dan telah dilaksanakan kepada mereka yang berkenaan
g) untuk menggalakkan perkembangan projek hasil
kejayaan anda
h) supaya orang lain boleh belajar daripada
kejayaan anda
i) untuk membolehkan penyelidik meneruskan
kajian mereka
j) untuk hal-hal penilaian
k) untuk kegunaan kerajaan dalam membina dan
melaksanakan dasar.
Sebelum menulis kertas laporan anda perlu sedar
bahawa kertas laporan membentangkan apa yang telah dilakukan. Oleh itu tumpuannya adalah kepada hasil,
implikasi, kesan, dan impak tujuan asal kertas cadangan kajian atau kertas
kerja diadakan. Laporan digunakan
dengan meluas untuk menyimpan rekod dan menyampaikan hasil sesuatu kerja. Laporan juga memberi asas untuk membuat
keputusan dan melaksanakan tindakan. Tajuk
yang dimuatkan dalam laporan ilmiah ialah:
(ingatan: jika sangat
perlu memasukkan penghargaan,
masukkannya sebelum abstrak)
a) Abstrak
- memuatkan tiga perkara: mengapa kajian dijalankan, bagaimana
ia dijalankan, dan apakah hasilnya (nama untuk bahagian ini berubah-ubah
mengikut jenis kajian yang dijalankan – sinopsis
untuk karya kreatif, dan ringkasan untuk
bahan lain yang berbentuk akademik/ilmiah), dan mengikut manual penerbitan APA (American Psychological Association) abstrak
tidak boleh lebih daripada 1 m.s., jika boleh hadkan pada 1 perenggan sahaja
yang mengandungi 120 perkataan/970 aksara/spaces.
b) Jadual Isi Kandungan (elok dimasukkan
jika hasil penulisan itu mengandungi lebih daripada 20 m.s. double
spacing)
c) Pengenalan dan Latar Belakang (mestilah ringkas)
d) Tinjauan Bacaan (ringkas, yang penting sahaja)
e) Metodologi (yang telah diluluskan dan
dijalankan, secara ringkas, termasuk
sedikit maklumat tentang responden, instrumen penyelidikan, dan cara data dianalisis)
f) Analisis Data (yang telah diluluskan dan
digunakan, secara ringkas)
g) Keputusan dan Perbincangan (kesan terhadap subjek kajian dan juga
sumbangan kepada bidang ilmu, secara
terperinci kerana inilah bahagian/perkara
yang terpenting di dalam laporan dengan merujuk kepada soalan kajian/hipotesis)
h) Penutup (jangkaan dan pandangan untuk masa
hadapan – memberi pandangan, hala tuju, pegangan dan pendirian penulis tentang
tajuk itu)
i) Bibliografi/Rujukan
j) Lampiran/Apendiks (Appendix)
7.
PROSES PENULISAN LANGKAH
DEMI LANGKAH
Reka bentuk penulisan elok dimulakan dengan memikirkan proses penulisan
secara berurutan dan langkah demi langkah.
Semasa proses ini berjalan anda akan melakukan pembetulan dan
penyesuaian sedikit langkah-langkah penulisan.
Gunakan senarai di bawah ini sebagai titik permulaan penulisan
anda. Prinsip-prinsip utama ialah:
a) kenal pasti
masalah (tesis?)
b) tanya soalan yang jelas dan tepat, sebanyak
yang boleh (persoalan atau hipotesis)
c) hadkan skop tajuk penulisan, yang benar-benar
menarik perhatian anda dan dalam bidang pengetahuan anda (hubung kait antara
subjek dan isu kajian)
d) buat satu kerangka yang jelas untuk
memperlihatkan skema tajuk (kerangka teori)
e) tulis apa yang diketahui, bukan apa yang
tidak diketahui tentang masalah (data harus berasaskan fakta yang boleh
disokong dengan dokumen yang diterbitkan)
f)
kenal pasti kemahiran dan maklumat yang diperlukan untuk
menjawab soalan
g) pilih pendekatan dan kaedah untuk mengumpul
maklumat (sumber maklumat)
h) terangkan dapatan atau hasil yang dicari dari
penulisan itu
i)
nyatakan dengan tepat bahan keperluan dan implikasi
kewangan
8. LATAR
BELAKANG DAN KAJIAN
SEMULA BAHAN BACAAN
YANG BERKAITAN
Sebelum
seseorang penulis itu memulakan penulisannya, satu aspek persediaan penulisan
yang perlu diutamakan ialah dia melakukan kerja-kerja mencari maklumat tentang
kesesuaian kerja yang hendak dilakukannya itu.
Penulis akan berhadapan dengan penyataan berkaitan dengan
"viability, feasibility dan reliability" kerja kajian yang hendak
dilakukan itu.
Ini memerlukan penulis
banyak membaca bahan asas dan bertanya kepada rakan-rakan, pakar atau mereka
yang berpengalaman tentang tajuk yang hendak ditulis itu. Antara soalan penting yang memerlukan
jawapan:
a) Sudahkah anda
membuat tinjauan dan menerangkan kesesuaian kajian ini dengan masalah yang
diutarakan?
b) Sudahkah anda
membuat tinjauan pendapat‑pendapat pakar yang ada tentang masalah ini?
c) Sudahkah anda
merumuskan pendapat‑pendapat pakar tentang kajian ini?
9.
PENGGUNAAN DAN PEMANTAPAN
BAHASA MELAYU BAKU
Setiap penulis harus cuba menguasai bahasa Melayu dengan sebaiknya
iaitu tahu tentang selok-belok bahasa.
Penulis perlu membuat semakan manuskripnya sebelum boleh mencetak dan
mengedar hasil kerjanya itu. Hasil yang
baik atau lemah memberi refleksi terhadap imej diri anda, pertamanya anda
sebagai seorang pegawai dan kedua sebagai seorang penulis.
Mencurahkan titik peluh dan tenaga sepenuhnya dalam usaha
menghasilkan satu kerja penulisan yang bermutu tidak banyak menampakkan
ganjarannya. Hasil kajian yang
dilakukan itu juga belum pasti dapat mengubah keadaan yang sedia ada secara
mendadak tetapi ia tetap dapat memberi satu sumbangan, walaupun kecil, kepada
bidang ilmu dan juga bidang tugas anda.
Namun yang pasti, penghasilan satu bahan penulisan yang bermutu akan mendatangkan
perasaan puas dan bangga kepada setiap penulis.
10.
RUMUSAN LANGKAH-LANGKAH PENULISAN
a)
pilih dan hadkan tajuk
anda
b) sempitkan dan
fokuskan tajuk anda
c) cadangkan
tesis yang berfungsi
d) tulis
kenyataan tesis yang tentatif
e) cari dan kaji
unsur‑unsur maklumat yang sesuai
f)
ambil dan kumpul maklumat
g)
bentuk rangka yang
berfungsi
h) susun draf
kasar
i)
tulis dan semak draf
j)
tulis draf akhir
k) semak draf
akhir
l)
sediakan senarai rujukan dan bibliografi yang berfungsi
RDSSA/ssa/2002